Çiğli Belediyesi’nde kurum içi işleyişi verimli kılmak ve hizmet kalitesini artırmak amacıyla başlatılan Dijital Arşiv uygulamasının ilk etabı tamamlandı.İZMİR (İGFA)- Başkan Utku Gümrükçü öncülüğünde başlatılan dijitalleşme çalışmaları kapsamında e-İmar, e-Ruhsat, e-Randevu ve CRM hizmetlerinin ardından TSE 13298 standartlarını sağlayan Dijital Arşiv uygulaması da online mecrada vatandaşların hizmetine sunuldu. Bir sene süren ve 40 personelin görev aldığı çalışmalar sonucunda vatandaşların en çok hizmet aldığı İmar Müdürlüğü’nün 5 Milyon sayfalık verileri tüm yetki ve güvenlik önlemleri alınarak mevzuata uygun şekilde Dijital platformda kullanılabilir hale getirildi. Dijital Arşiv uygulamasının hayata geçmesiyle birlikte aynı anda birden fazla personelin aynı belge üzerinde çalışması sağlanarak zaman ve işgücü kaybının önlenmesi, belgelerin kaybolmasının önüne geçilmesi, dosya bütünlüğünün korunması, belgelere erişimin takip edilmesi, kurumlar arası belge gönderiminin hızlandırılması ve vatandaşlar ile eksper görevlilerinin 7/24 arşive ulaşımı sağlanacak. İş yükü yoğunluğuna göre diğer müdürlüklerin faaliyetlerinin de Dijital Arşiv bünyesinde online mecraya taşınacağını belirtildi.
Çağın gerekliliklerine uygun hizmet üretmek adına başlattıkları kurum içi değişim ve dönüşüm sürecinin devam ettiğini ifade eden Çiğli Belediye Başkanı Utku Gümrükçü, “Teknolojik gelişmeler ile birlikte alışkanlıklarımızın tamamen değiştiği günümüz dünyasında yerel yönetimler de yapılarını ve operasyonel süreçlerini çağa uygun olarak revize etmeli. Göreve gelir gelmez bu dijitalleşme sürecini başlattık. CRM birimimiz ile vatandaşlarımızdan gelen talep, şikayet ve önerileri tek bir merkezden yönetip hızlı bir şekilde çözüme kavuşturuyoruz. E-Randevu sistemi ile vatandaşlarımızın belediye gelmelerine gerek kalmadan randevu oluşturmalarını sağlıyoruz. E-Ruhsat uygulamamız ile ruhsat başvurusu ve sonraki süreçleri kağıt ve zaman tasarrufunda bulunarak sürdürüyoruz. Son olarak, bilgi ve belge yönetimini sağlayacak, enerjiden, zamandan ve kağıt tüketiminden tasarruf ettirecek, işlem hızını artıracak, yerel yönetimler içinde özgün, çağdaş, değişime ve gelişime liderlik edebilecek bir Dijital Arşiv kurduk. Çiğli, kentleşme sürecini henüz tamamlamamış bir ilçe. Bu açıdan değerlendirdiğimizde Dijital Arşiv uygulaması kentimizin farklı noktalarında devam eden ve bundan sonraki süreçte başlayacak olan kentsel dönüşüm çalışmalarına büyük kolaylık sağlayacak. Mesai arkadaşlarımıza yönelik oluşturacağımız doğru iş programıyla operasyonel mükemmeliyeti sağlayarak hizmet kalitesini artıracağız” dedi.
